Microsoft Outlook

                       Mengenal Microsoft Outlook

Pengertian Microsoft Outlook

Microsoft Outlook atau biasa disebut dengan Microsoft Outlook, merupakan sebuah program personal information manager dari Microsoft. Program ini tersedia sebagai bagian dari rangkaian Microsoft Office. Selain memiliki kegunaan utama yang biasa digunakan untuk mengirim, menerima serta membaca pesan email. Program ini juga memiliki fungsi lainnya, seperti fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal.

Selain itu, Microsoft Outlook dapat digunakan sebagai aplikasi individu ataupun perangkat lunak multi-pengguna. Dengan melalui Microsoft Exchange Server atau SharePoint, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, folder, agregasi data serta jadwal pertemuan. Microsoft juga telah merilis Aplikasi Outlook untuk sebagian besar platform seluler, yakni Android dan iOS.

Terlepas dari hal tersebut, Microsoft menyediakan sebuah versi kecil dari Microsoft Outlook yang diberi nama Outlook Express. Pada dasarnya tidak ada hubungan antara kedua software tersebut kecuali dalam hal nama saja. Outlook Express digantikan dengan Windows Mail dalam Windows Vista.

Menariknya pada bulan Maret 2020 silam, Microsoft mengumumkan peluncuran serangkaian fitur baru untuk menarik pelanggan bisnis platform teams. Di samping itu, modul obrolan dan kolaborasi saat ini menyertakan titik arah yang lebih efisien serta terintegrasi. Tentu saja hal ini dirancang dengan tujuan untuk menyederhanakan kerja kelompok sebuah organisasi, dan mendorong mereka untuk menggunakan Microsoft sebagai platform obrolan perusahaan.

Manfaat Microsoft Outlook

Setelah mengetahui pengertian dari Microsoft Outlook, tentu dapat kita sadari bahwasanya banyak sekali manfaat  ketika menjalankan software tersebut. Adanya software ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari bidang bisnis hingga bidang pendidikan. Beberapa manfaat tersebut di antaranya adalah akses pesan yang terorganisir, akses fitur kalender, serta dapat meningkatkan kemungkinan produktivitas kerja pada pengguna. Untuk penjelasan lebih detailnya mengenai beberapa manfaat tersebut, dapat Anda simak pada point berikut.

1. Akses pesan yang terorganisir

Jika kalian pengguna lama dari Microsoft Outlook, tentunya telah mengetahui akan manfaat yang satu ini. Diketahui bahwa software ini menggunakan sistem folder yang memungkinkan organisasi pesan yang efisien. Dengan begitu pengguna dapat dengan mudah mengakses pesan ataupun lampiran lainnya dalam satu tempat dan juga dengan cara yang terorganisir.

2. Akses fitur kalender

Salah satu poin manfaat yang paling menarik adalah ketika software ini menyediakan cara efektif untuk membuat berbagai jadwal acara, pertemuan, serta perjanjian yang dapat dilihat oleh pengguna. Dengan begitu kalian dapat mengirim permintaan rapat dengan cepat kepada kontak yang diinginkan dan gunakan tampilan bulan, minggu ataupun hari untuk mengakses pertemuan yang akan datang. Melihat manfaat yang satu ini, mungkin dapat dijadikan sebagai alasan mengapa masih banyak orang yang menggunakan produk keluaran Microsoft.

3. Meningkatkan produktivitas kerja

Microsoft Outlook merupakan salah satu software yang digunakan untuk kebutuhan pengiriman email. Dengan fitur dan kemampuannya, maka tidak sedikit perusahaan yang memilih Outlook sebagai perantara mereka dengan client. Mengingat software ini dapat berkontribusi pada kelayakan kerja dan juga dapat meningkatkan kemungkinan produktivitas pengguna di tempat kerjanya.

Fungsi Microsoft Outlook

Disisi lain terdapat juga fungsi yang mungkin belum kita ketahui. Misalnya seperti dapat digunakan sebagai catatan, penjadwalan meeting dan sejenisnya. Untuk lebih detail mengenai fungsi dari Microsoft Outlook ini, dapat kalian lihat pada beberapa poin berikut ini.

• Mengirimkan email dengan cepat.
• Membaca email secara offline.
• Membuat draft rencana atau penjadwalan acara.
• Mengamankan email di PC.
• Mencadangkan email di PC.
• Membuat dan mengatur buku alamat (Address book).

    Dalam sebuah software / program tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing dan Microsoft Outlook juga demikian. Terkait kelebihannya sendiri sudah tidak dapat diragukan lagi. Mengingat software ini menyediakan banyak keuntungan bagi penggunanya. Di antaranya adalah menyediakan tampilan yang User Friendly, memiliki sistem pembersih spam yang handal, dapat dihubungkan ke media sosial, serta lainnya. Jika penasaran mengenai apa saja kelebihan dan kekurangan dari Microsoft Outlook ini, berikut beberapa point nya:

Kelebihan 

1. Tampilan User Friendly.
2. Dapat terhubung ke Media Sosial.
3. Perlindungan tingkat lanjut.
4. Dapat melihat dan mengedit dokumen Office yang telah terintegrasi dengan layanan OneDrive.
5. Kapasitas OneDrive versi Gratis 5 GB (Dapat ditambah hingga 1 TB).
6. Kapasitas Penyimpanan kotak surat versi Gratis 15 GB (Dapat ditambah hingga 50 GB).
7. Memiliki sistem pembersih spam yang handal.
8. Memisahkan email yang masuk sesuai dengan kategori yang diinginkan.
9. Dapat disinkronkan dengan smartphone.

Kekurangan

Jika pengguna menggunakan software ini, Microsoft telah menyediakan 2 opsi yang dapat dipilih yaitu menggunakan Microsoft Outlook gratis atau berbayar. Tentu saja jika pengguna memilih opsi gratis, maka demikian fitur yang disediakan pun juga terbatas. Sebut saja dalam hal kapasitas penyimpanan OneDrive yang hanya dibekali 5 GB saja.

Namun tidak demikian dengan Outlook yang berbayar, karena selain dibekali dengan kapasitas penyimpanan OneDrive hingga 1 TB. Microsoft Outlook akan memberikan fitur-fitur premium yang dapat digunakan. Dan seperti itulah yang saya rasa menjadi salah satu poin kekurangan dari Microsoft Outlook.

Fitur Microsoft Outlook

Microsoft telah menyediakan beberapa fitur utama yang dapat  digunakan. Di antaranya adalah Mail, Contacts, Calendar, Notes, dan lainnya. Dan berikut penjelasan mengenai beberapa fitur utama dalam Microsoft Outlook.

• Mail. Dengan software ini pengguna dapat mengirim ataupun menerima pesan email secara langsung. Terlebih, pengguna dapat membuka pesan email tersebut dalam keadaan offline (tanpa jaringan)
• Contacts. Fitur ini dapat pengguna manfaatkan untuk menyimpan informasi kontak seseorang yang dikenal. Seperti halnya kontak teman kerja, bisnis, sekolahan dan sejenisnya.
• Task & Calendar. Lain halnya dengan fitur yang satu ini, memungkinkan untuk mengatur segala keperluan aktivitas harian pengguna. Dalam hal ini dapat pengguna jadikan sebagai pengingat untuk mengatur jadwal kegiatan.
• Notes. Fitur ini dapat digunakan untuk mencatat berbagai hal yang diinginkan secara digital. Dapat dimanfaatkan sebagai pengganti catatan pribadi, pengingat, dan lainnya.